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1、主題內(nèi)容與適用范圍?
????本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了檔案交接文據(jù)格式及填寫(xiě)方法。?
????本標(biāo)準(zhǔn)適用于檔案館、檔案室。機(jī)關(guān)和直屬單位之間或機(jī)關(guān)內(nèi)部機(jī)構(gòu)之間的檔案交接亦應(yīng)參照使用。?
????2、術(shù)語(yǔ)?
????檔案交接??hand??—??over??of??archive?
????按照國(guó)家規(guī)定，檔案館、檔案室接收和移交檔案的過(guò)程。?
????3、檔案交接文據(jù)的格式?
????3.1??檔案交接文據(jù)是在變更檔案保管者或所有者的過(guò)程中形成，并具有法律效力的文件。檔案交接文據(jù)應(yīng)一式二份分別由移交單位和接收單位保存。?
????3.2??檔案交接文據(jù)由三部分構(gòu)成?
????3.2.1??第—部分是：確認(rèn)交接單位或個(gè)人的法定身份、交接性質(zhì)及范圍。?
????3.2.2??第二部分是：交接檔案、資料及有關(guān)材料的種類(lèi)、數(shù)量。?
????3.2.3??第三部分是：移出說(shuō)明及接收意見(jiàn)。?
????3.3??檔案交接文據(jù)的規(guī)格為??297mm??×??21Omm(??詳見(jiàn)下圖??)??。?
????4、檔案交接文據(jù)的填寫(xiě)方法?
????4.??1??第一部分的填寫(xiě)方法??
????4.1.1??確認(rèn)交接單位或個(gè)人的法定身份一欄應(yīng)由交、接雙方分別填寫(xiě)。?
????a??．單位名稱(chēng)欄應(yīng)填寫(xiě)全稱(chēng)或規(guī)范化通用簡(jiǎn)稱(chēng)。禁填曾用名稱(chēng)。?
????b??．領(lǐng)導(dǎo)人欄應(yīng)由單位現(xiàn)任的具有法人資格的領(lǐng)導(dǎo)人或由能承擔(dān)責(zé)任的單位內(nèi)的部門(mén)負(fù)責(zé)人簽名。?
????c??．經(jīng)辦人欄應(yīng)由對(duì)檔案交接負(fù)有直接責(zé)任的人員簽名。?
????d??．移出和收進(jìn)日期應(yīng)當(dāng)相同。?
????e??．上述各欄填寫(xiě)完畢后，應(yīng)加蓋單位印章。?
????f??．屬個(gè)人所有檔案的擁有者，應(yīng)在移出單位欄內(nèi)簽名。?
????4.??1.2??交接性質(zhì)欄由交接雙方共同填寫(xiě)。?
????4.1.3??交接性質(zhì)分為移交、寄存、征購(gòu)或收購(gòu)、捐贈(zèng)四種。?
????a??．移交：機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其它組織與檔案館之間、檔案館與檔案館之間及本單位內(nèi)部的檔案交接屬移交。?
????b??．寄存：集體所有和個(gè)人所有的檔案交檔案館??(??室??)??保管，保管期間其所有權(quán)仍歸移交者屬寄存。?
????c??．征購(gòu)或收購(gòu)：國(guó)家依法收買(mǎi)屬集體所有的和個(gè)人所有的檔案，交接后其檔案為國(guó)家所有。?
????d??．捐贈(zèng)：無(wú)償向國(guó)家獻(xiàn)出集體所有的或個(gè)人所有的檔案，交接后其檔案為國(guó)家所有。?
????4.1.4??檔案所屬年度欄應(yīng)由檔案移出單位填寫(xiě)。應(yīng)據(jù)實(shí)填入所交各類(lèi)檔案形成的最早和最晚時(shí)間。?
????4.2??第二部分的填寫(xiě)方法?
????4.2.1??第二部分的各欄應(yīng)由移出單位填寫(xiě)，接收單位核實(shí)。?
????4.2.2??檔案類(lèi)別欄應(yīng)按檔案的不同門(mén)類(lèi)、不同載體及檔案與資料區(qū)分類(lèi)別。一類(lèi)一款順序填入。?
????4.2.3??檔案的數(shù)量一般應(yīng)以卷為計(jì)量單位。零散文件可用長(zhǎng)度米為計(jì)量單位。聲像檔案可用張、盤(pán)為計(jì)量單位。?
????4.2.4??檢索及參考工具種類(lèi)欄應(yīng)填入按規(guī)定隨檔案一同移交的有關(guān)材料。一般應(yīng)隨檔案移交案卷目錄、資料目錄、全宗指南和著錄卡片等材料。?
????4.2.5??檢索及參考工具的數(shù)量單位為冊(cè)??(??套??)??。?
????4.3??第三部分的填寫(xiě)方法?
????4.3.1??移出說(shuō)明欄應(yīng)由移出單位填寫(xiě)。?
????4.3.2??移出說(shuō)明欄應(yīng)填入有關(guān)檔案交接或需要說(shuō)明的事項(xiàng)。?
????a??．檔案有無(wú)損壞、蟲(chóng)蛀鼠咬、紙張變質(zhì)、字跡模糊等情況。?
????b??．檔案內(nèi)容中有無(wú)涉及國(guó)家機(jī)密，在檔案被利用時(shí)需限制使用或禁止使用的范圍、內(nèi)容。?
????c??．有無(wú)在檔案交接中產(chǎn)生的其它文件。?
????d??．其它需要說(shuō)明的事項(xiàng)。?
????4.3.3??接收意見(jiàn)欄應(yīng)由收進(jìn)單位填寫(xiě)。?
????4.3.4??接收意見(jiàn)欄應(yīng)填入交接過(guò)程及驗(yàn)收意見(jiàn)。?
????a??．交接過(guò)程中有無(wú)需要記錄的事項(xiàng)。?
????b??．由移出方填寫(xiě)的各欄是否屬實(shí)。?
????c??．依據(jù)《檔案法》及檔案行政管理機(jī)關(guān)的有關(guān)規(guī)定，對(duì)所接檔案做出評(píng)價(jià)。?
????4.3.5??第三部分各欄如書(shū)寫(xiě)不下，可另紙書(shū)寫(xiě)。附在本文據(jù)之后，并注明相應(yīng)欄目。