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1、主題內(nèi)容與適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了科學(xué)技術(shù)研究課題?<?以下簡(jiǎn)稱(chēng)科研課題?)?文件的形成、積累、整理、歸檔和檔案管理的要求。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于自然科學(xué)研究課題檔案管理，社會(huì)科學(xué)研究課題檔案管理可參照?qǐng)?zhí)行。

2、引用標(biāo)準(zhǔn)

GB?3792.5?檔案著錄規(guī)則

GB?／?T?11822?科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

?3、術(shù)語(yǔ)

3.1?科研課題：是具有相對(duì)獨(dú)立目標(biāo)和內(nèi)容的具體研究對(duì)象，是組織科學(xué)技術(shù)研究的單元。

3.2?科研課題文件：是在科研課題研究活動(dòng)中形成的文字、圖樣、聲像等不同形式和載體的記錄。

3.3?科研課題檔案：是指具有保存價(jià)值的歸檔的科研課題文件。

4、科研課題文件的管理

4.1?科研課題文件的形成、積累

4.1.1?科技管理部門(mén)在下達(dá)科研計(jì)劃?(?含橫向委托合同課題?)?時(shí)，同時(shí)向課題組下達(dá)建檔任務(wù)。檔案部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)建檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。

4.1.2?課題組成員要按照科研課題文件歸檔范圍形成課題文件。文件制作材料必須益于長(zhǎng)期保存。

4.1.3?課題負(fù)責(zé)人或文件管理人員按歸檔要求負(fù)責(zé)本課題文件的積累和歸檔。

4.1.4?課題負(fù)責(zé)人和課題文件管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，應(yīng)做好科研課題文件的清理移交工作。

4.2?科研課題文件的整理

4.2.1?科研課題文件的整理要遵循科研課題文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科研課題文件的系統(tǒng)聯(lián)系，便于科研課題檔案的保管和利用。一般按科研課題的準(zhǔn)備、研究試驗(yàn)、總結(jié)鑒定驗(yàn)收、成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)和推廣應(yīng)用五個(gè)工作階段整理、組卷。

4.2.2?卷內(nèi)文件排列順序按文件重要程度或時(shí)間順序排列。

4.3?科研課題文件或案卷的鑒定

4.3.1?科研課題文件的鑒定主要是在歸檔前對(duì)科研課題整體價(jià)值的鑒定及文件完整性、準(zhǔn)確性的審查和劃定密級(jí)、保管期限。保管期限分為永久；長(zhǎng)期、短期。

4.3.2?科研課題整體價(jià)值的鑒定是以整套科研課題文件為單元，按照課題來(lái)源、學(xué)術(shù)意義、技術(shù)水平、獲獎(jiǎng)及效益情況分為重大、重要和一般科研課題。重大科研課題為永久；重要科研課題為永久或長(zhǎng)期；一般科研課題為長(zhǎng)期或短期。

4.3.3?檔案部門(mén)配合課題組對(duì)科研課題文件歸檔的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審查。

4.3.4?文件或案卷的密級(jí)和保管期限是以整個(gè)課題為主，結(jié)合文件或案卷在課題中的重要程度劃定其密級(jí)和保管期限。

4.4?科研課題文件的歸檔

4.4.1?科研課題文件歸檔范圍見(jiàn)附錄?A?。

4.4.2?科研課題文件的歸檔時(shí)間

研究周期長(zhǎng)的課題按階段歸檔；研究周期短的課題在任務(wù)結(jié)束時(shí)一次歸檔

4.4.3?科研課題文件的歸檔要求

4.4.3.1?科研課題文件的歸檔要保證其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

4.4.3.2?幾個(gè)單位協(xié)作的科研課題，其文件的歸檔要保證課題主持單位保存該課題的整套檔案；協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的原件外，將復(fù)制件送交主持單位保存，并在協(xié)議中明確科研課題文件的歸檔和歸屬。

4.4.3.3?獲得負(fù)成果或因故中斷的科研課題的文件亦應(yīng)歸檔。

4.4.3.4?科研課題文件一般歸檔原件，重要的和日后使用頻繁的應(yīng)酌情增加份數(shù)。

4.4.4?科研課題文件的歸檔手續(xù)。

4.4.4.1?課題負(fù)責(zé)人填寫(xiě)“科研課題文件歸檔說(shuō)明書(shū)”，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查后，向檔案部門(mén)辦理歸檔手續(xù)。

4.4.4.2?檔案部門(mén)驗(yàn)收合格后，課題負(fù)責(zé)人和檔案管理人員在“科研課題文件歸檔移交單”上簽字，并各執(zhí)一份。

4.4.4.3?課題負(fù)責(zé)人向科技管理部門(mén)報(bào)告課題文件歸檔情況，科技管理部門(mén)收到“科研課題文件歸檔說(shuō)明書(shū)”后，決定課題結(jié)束。

?5、科研課題檔案的管理

5.1?科研課題檔案的整理、編目

5.1.1?按學(xué)科、專(zhuān)業(yè)進(jìn)行分類(lèi)，排列。

5.1.2?編制檔號(hào)。

5.1.3?編制案卷總目錄。

5.1.4?根據(jù)實(shí)際需要著錄、標(biāo)引，編制各種檢索目錄。

5.2?科研課題檔案的保管

5.2.1?技術(shù)秘密的科研課題檔案要特殊保管。

5.2.2?及時(shí)修復(fù)破損、變質(zhì)的科研課題檔案。

5.3?科研課題檔案的補(bǔ)充、修改

5.3.1?科研課題負(fù)責(zé)人或文件管理人員完成本課題檔案的補(bǔ)充工作。補(bǔ)充內(nèi)容包括獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)推廣應(yīng)用階段產(chǎn)生的文件。

5.3.2?凡必須修改的科研課題檔案，由原課題負(fù)責(zé)人填寫(xiě)修改申報(bào)單，經(jīng)主管部門(mén)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行修

5.3.3?檔案部門(mén)對(duì)補(bǔ)充歸檔的文件進(jìn)行整理編目。

?6、科研課題檔案的鑒定與銷(xiāo)毀

?6.1?科研課題檔案鑒定工作的組織

鑒定工作要在單位主管科研工作的負(fù)責(zé)人或總工程師的領(lǐng)導(dǎo)下，由科技管理人員人員和保密人員組成的鑒定小組進(jìn)行。

6.2?科研課題檔案鑒定內(nèi)容科技人員、檔案

對(duì)已到保管期限的科研課題檔案決定存毀；對(duì)需要調(diào)整密級(jí)的科研課題檔案重新確定密級(jí)。

6.3?科研課題檔案鑒定時(shí)間

對(duì)館?(?室?)?藏的科研課題檔案每?3?～?5?年集中鑒定一次，必要時(shí)可以提前或推后。

6.4?科研課題檔案鑒定、銷(xiāo)毀手續(xù)

鑒定小組按填寫(xiě)“科研課題檔案鑒定表”，寫(xiě)出鑒定工作報(bào)告，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)一式兩份，報(bào)送單位主管領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)，銷(xiāo)毀時(shí)指派兩人監(jiān)銷(xiāo)。

?7、科研課題檔案的統(tǒng)計(jì)與開(kāi)發(fā)利用

科研課題檔案的統(tǒng)計(jì)和開(kāi)發(fā)利用按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

附?錄?A?

?

科研課題文件歸檔范圍?

?

(?補(bǔ)充件?)?

?

A1?研究準(zhǔn)備階段

A1.1?調(diào)研報(bào)告、可行性研究報(bào)告、課題論證、文獻(xiàn)綜述

A1.2?科學(xué)基金、科研課題經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)報(bào)告及批件

A1.3?任務(wù)書(shū)、協(xié)議書(shū)、科研合同、委托任務(wù)書(shū)、會(huì)議記錄及重要來(lái)往文函

A1.4?科研課題研究計(jì)劃、課題計(jì)劃調(diào)整或課題撤銷(xiāo)文件

A1.5?實(shí)驗(yàn)試驗(yàn)方案、設(shè)計(jì)方案、調(diào)查考察方案

A2?研究試驗(yàn)階段

A2.1?試驗(yàn)任務(wù)書(shū)、試驗(yàn)大綱

A2.2?實(shí)驗(yàn)、試驗(yàn)、測(cè)試的重要原始記錄、整理記錄及報(bào)告

A2.3?觀測(cè)、探測(cè)、觀察記錄，野外調(diào)查、考察記錄和整理記錄及綜合分析報(bào)告

A2.4?計(jì)算文件

A2.5?計(jì)算機(jī)軟件

A2.6?檢驗(yàn)文件

A2.7?理論分析文件

A2.8?設(shè)計(jì)文件、圖樣

A2.9?工藝文件

A2.10?課題階段總結(jié)

A3?總結(jié)鑒定驗(yàn)收階段

A3.1?課題工作總結(jié)?(?含最終完成、階段完成或中斷?)

A3.2?研究報(bào)告

A3.3?論文、專(zhuān)著

A3.4?科研課題經(jīng)費(fèi)決算

A3.5?科研課題成果驗(yàn)收、鑒定、評(píng)審文件

A4?成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)階段

A4.1?科技成果申報(bào)表及附件

A4.2?科技成果獎(jiǎng)勵(lì)申報(bào)與審批文件

A4.3?獲獎(jiǎng)憑證

A4.4?專(zhuān)利文件

A5?推廣應(yīng)用階段

A5.?1?推廣應(yīng)用方案

A5.2?技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、協(xié)議書(shū)

A5.3?成果推廣應(yīng)用中形成的技術(shù)文件及工作總結(jié)

A5.4?國(guó)內(nèi)外同行評(píng)價(jià)及用戶(hù)反饋意見(jiàn)

A5.5?成果宣傳報(bào)道文件

A6?與各階段有關(guān)的文件

A6.1?專(zhuān)業(yè)會(huì)議文件

A6.2?標(biāo)本、樣品目錄

A6.3?照片、影片、幻燈片、錄音帶、錄像帶、機(jī)讀文件等

附?錄?B?

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?

科研課題檔案管理幾種常用表格

?

(?補(bǔ)充件?)

B1?科研課題文件歸檔說(shuō)明書(shū)，包括科研課題簡(jiǎn)介?(?表?B1.1)?，參加課題研究工作人員名單?(?表?B1.2)?和科研課題文件歸檔審查意見(jiàn)?(?表?B1.3)?。

B2?科研課題文件歸檔移交單?(?表?B2)?。

B3?科研課題檔案鑒定表?(?表?B3)?。?

?

表?B1.1?科研課題簡(jiǎn)介