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1?　范圍?

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了在公務(wù)活動中產(chǎn)生的，具有保存價值的電子文件的形成、積累、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計的一般方法。?

本標(biāo)準(zhǔn)適用于黨政機(jī)關(guān)產(chǎn)生的電子文件的歸檔與管理，其他社會組織的電子文件管理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。?

2?　規(guī)范性引用文件?

下列文件中的條款通過本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。?

DA?／?T?18?檔案著錄規(guī)則?

DA?／?T?22?歸檔文件整理規(guī)則?

3?　術(shù)語和定義?

下列術(shù)語和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。?

3.1?電子文件?electronic?records?

指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。?

3.2?歸檔電子文件?archival?electronic?records?

指具有參考和利用價值并作為檔案保存的電子文件（?3.1?）。?

3.3?背景信息?context?

指描述生成電子文件（?3.1?）的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。?

3.4?元數(shù)據(jù)?metadata?

指描述電子文件（?3.1?）數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。?

3.5?邏輯歸檔?logical?filing?

指在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變原存儲方式和位置而實(shí)現(xiàn)的將電子文件（?3.1?）的管理權(quán)限向檔案部門移交的過程。?

3.6?物理歸檔?physical?filing?

指把電子文件（?3.1?）集中下載到可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。?

3.7?真實(shí)性?authenticity?

指對電子文件（?3.1?）的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息（?3.3?）進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時的原始狀況一致。?

3.8?完整性?integrity?

指電子文件（?3.1?）的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息（?3.3?）和元數(shù)據(jù)（?3.4?）等無缺損。?

3.9?有效性?utility?

指電子文件（?3.1?）應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。?

3.10?捕獲?capture?

指對電子文件（?3.1?）進(jìn)行實(shí)時收集和存儲的方法與過程。?

3.11?遷移?migration?

指將源系統(tǒng)中的電子文件（?3.1?）向目的系統(tǒng)進(jìn)行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程。?

4?　總則?

4.1?電子文件自形成時應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實(shí)性、完整性和有效性。?

4.2?應(yīng)對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全過程管理與監(jiān)控，保證管理工作的連續(xù)性。?

4.3?應(yīng)明確規(guī)定電子文件歸檔的時間、范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等要求，保證歸檔電子文件的質(zhì)量。?

4.4?歸檔電子文件同時存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。?

4.5?具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時，應(yīng)同時保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。?

4.6?應(yīng)保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應(yīng)附加有法律效力的非電子簽章。?

5?　電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性保證?

5.1?應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處理操作進(jìn)行管理登記，保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程符合規(guī)范。?

5.1.1?登記處理過程中相互銜接的各類責(zé)任者（如起草者、修改者、審核者、簽發(fā)者等）。?

5.1.2?登記處理過程中的各類操作者（打字者、發(fā)文者、收文者、存儲管理者等）。?

5.1.3?登記處理過程中產(chǎn)生的責(zé)任憑證信息（批示、簽名、印章、代碼等）。?

5.1.4?登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標(biāo)識。?

5.2?應(yīng)采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)措施，保證電子文件的真實(shí)性。?

5.2.1?建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制。?

5.2.2?設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實(shí)施操作的人員、時間、設(shè)備、項(xiàng)目、內(nèi)容等。?

5.2.3?對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標(biāo)記。?

5.2.4?對電子印章、數(shù)字簽署等采取防止非法使用的措施。?

5.3?應(yīng)建立電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。?

5.4?應(yīng)建立電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施。?

5.5?電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定，針對自然災(zāi)害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策，主要有：網(wǎng)絡(luò)設(shè)備安全保證；數(shù)據(jù)安全保證；操作安全保證；身份識別方法等。?

6?　電子文件的收集與積累?

6.1?收集積累要求?

6.1.1?記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應(yīng)被保留。正式文件是紙質(zhì)的，如果保管部門已開始進(jìn)行向計算機(jī)全文的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。?

6.1.2?當(dāng)公務(wù)或其他事務(wù)處理過程只產(chǎn)生電子文件時，應(yīng)采取嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時應(yīng)隨時對電子文件進(jìn)行備份，存儲于能夠脫機(jī)保存的載體上。?

6.1.3?對在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時無法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失。?

6.1.4?對用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時應(yīng)注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件。文字型電子文件以?XML?、?RTF?、?TXT?為通用格式。?

6.1.5?對用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式，如無法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描型電子文件以?JPEG?、?TIFF?為通用格式。?

6.1.6?對用計算機(jī)輔助設(shè)計或繪圖等設(shè)備獲得的圖形電子文件，收集時應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。?

6.1.7?對用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈結(jié)技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。視頻和多媒體電子文件以?MPEG?、?AVI?為通用格式。?

6.1.8?對用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時收集其屬性標(biāo)識、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以?WAV?、?MP3?為通用格式。?

6.1.9?對通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關(guān)參數(shù)手冊、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時則應(yīng)連同專用軟件一并收集。?

6.1.10?計算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。?

6.1.11?對套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。?

6.1.12?定期制作電子文件的備份。?

6.2?電子文件的登記?

6.2.1?每份電子文件均應(yīng)在《電子文件登記表》中登記（見附錄?A?的表?A.1?和表?A.2?）。?

6.2.2?電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時保存。?

6.2.3?電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)等拷貝件并與相應(yīng)的電子文件拷貝一起保存。?

6.2.4?電子文件稿本代碼：?M?——草稿性電子文件；?U?——非正式電子文件；?F?——正式電子文件。?

6.2.5?電子文件類別代碼：?T?——文本文件；?I?——圖像文件：?G?——圖形文件；?V?——影像文件；?A?——聲音文件；?O?——超媒體鏈結(jié)文件；?P?——程序文件；?D?——數(shù)據(jù)文件。?

7?　電子文件的歸檔?

7.1?歸檔要求?

文件形成部門或信息管理部門應(yīng)定期把經(jīng)過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機(jī)載體上。?

7.2?鑒定?

7.2.1?電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。?

7.2.2?歸檔前應(yīng)由文件形成單位按照規(guī)定的項(xiàng)目對電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見，檢驗(yàn)和審核結(jié)果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》　（見附錄?A?的表?A.3?）。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。?

7.2.3?電子文件的歸檔范圍參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料歸檔的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的背景信息和元數(shù)據(jù)。?

7.2.4?電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關(guān)于紙質(zhì)文件材料密級和保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。電子文件的背景信息和元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)當(dāng)與內(nèi)容信息的保管期限一致。應(yīng)在電子文件的機(jī)讀目錄上逐件標(biāo)注保管期限的標(biāo)識。?

7.3?歸檔時間?

邏輯歸檔可實(shí)時進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)按照紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。?

7.4?檢測?

在進(jìn)行電子文件歸檔工作時，應(yīng)對歸檔電子文件的基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測，檢測內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等。?

7.5?歸檔?

電子文件的歸檔，按照鑒定標(biāo)識進(jìn)行。電子文件的歸檔可分兩步進(jìn)行，對實(shí)時進(jìn)行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔。歸檔時，應(yīng)充分考慮電子文件的技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測數(shù)據(jù)等技術(shù)因素。?

7.5.1?邏輯歸檔?

將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變。?

7.5.2?物理歸檔?

7.5.2?.1?凡在網(wǎng)絡(luò)中予以邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔。?

7.5.2?.2?把帶有歸檔標(biāo)識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式?3?套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝。?

7.5.2?.3?本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體，按優(yōu)先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體。?

7.5.2?.4?存儲電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)。?

7.5.2?.5?特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲載體中同時存有相應(yīng)的查看軟件。?

7.5.2?.6?將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》（見附錄?A?的表?A.4?和表?A.5?）。?

歸檔電子文件應(yīng)以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁（見附錄?A?的表?A.4?），以件為單位填寫續(xù)頁（見附錄?A?的表?A.5?）。?

7.5.2?.7?對需要長期保存的電子文件，應(yīng)在每一個電子文件的載體中同時存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄。?

7.5.2?.8?歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少?1?年。?

8?　歸檔電子文件的整理?

8.1?歸檔電子文件的整理按?DA?／?T?22?規(guī)定的要求進(jìn)行。?

8.2?歸檔電子文件以件為單位整理。?

8.3?同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度一保管期限一機(jī)構(gòu)（問題）或保管期限一年度一機(jī)構(gòu)（問題）等分類方案進(jìn)行分類。?

8.4?按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體。?

8.5?電子文件的著錄應(yīng)參照?DA?／?T?18?進(jìn)行著錄，同時按照保證其真實(shí)性、完整性和有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有的著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識（參見本標(biāo)準(zhǔn)第?5?章中列舉的責(zé)任者、操作者、背景信息、元數(shù)據(jù)等）。?

8.6?將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄。?

9?　歸檔電子文件的移交、接收與保管?

9.1?移交、接收與保管要求?

對歸檔電子文件，應(yīng)按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行認(rèn)真檢驗(yàn)。在檢驗(yàn)合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進(jìn)行集中保管。在已聯(lián)網(wǎng)的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，但仍需履行相應(yīng)的手續(xù)。?

9.2?移交、接收檢驗(yàn)?

9.2.1?文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門在接收電子文件之前，均應(yīng)對歸檔的每套載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗(yàn)，合格率達(dá)到?100?％時方可進(jìn)行交接。?

9.2.2?檢驗(yàn)項(xiàng)目如下：?

——載體有無劃痕，是否清潔；?

——有無病毒；?

——核實(shí)歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性檢驗(yàn)及審核手續(xù)；?

——核實(shí)登記表、軟件、說明資料等是否齊全；?

——對特殊格式的電子文件，應(yīng)核實(shí)其相關(guān)的軟件、版本、操作手冊等是否完整。?

檢驗(yàn)結(jié)果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》（見附錄?A?的表?A.3?）的相應(yīng)欄目。?

9.2.3?檔案保管部門應(yīng)按照要求及檢驗(yàn)項(xiàng)目對歸檔電子文件逐一驗(yàn)收。對檢驗(yàn)不合格者，應(yīng)退回形成單位重新制作，并再次對其進(jìn)行檢驗(yàn)。?

9.3?移交手續(xù)?

檔案保管部門驗(yàn)收合格，完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗(yàn)登記表》（見附錄?A?的表?A.3?）的填寫、簽字、蓋章環(huán)節(jié)。登記表一式?2?份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案保管部門自存。?

9.4?保管要求?

歸檔電子文件的保管除應(yīng)符合紙質(zhì)檔案的要求外，還應(yīng)符合下列條件：?

a?）?歸檔載體應(yīng)作防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層。?

b?）?單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，且避免擠壓。?

c?）?存放時應(yīng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場、強(qiáng)熱源，并與有害氣體隔離。?

d?）?環(huán)境溫度選定范圍：?17?℃?～?20?℃?；相對濕度選定范圍：?35?％～?45?％。?

歸檔電子文件在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。?

9.5?有效性保證?

9.5.1?歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應(yīng)對電子文件的讀取、處理設(shè)備的更新情況進(jìn)行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼容，應(yīng)進(jìn)行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于?3?年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進(jìn)行處置。?

9.5.2?對磁性載體每滿?2?年、光盤每滿?4?年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于?10?％，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取恢復(fù)措施。?

9.5.3?對磁性載體上的歸檔電子文件，應(yīng)每?4?年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時保留時間不少于?4?年。?

9.5.4?檔案保管部門應(yīng)定期將檢驗(yàn)結(jié)果填入《歸檔電子文件管理登記表》（見附錄?A?的表?A.6?）。?

9.6?遷移?

隨著系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴(kuò)充，應(yīng)及時對歸檔電子文件進(jìn)行遷移操作，并填寫《歸檔電子文件遷移登記表》（見附錄?A?的表?A.7?）。?

9.7?利用?

9.7.1?歸檔電子文件的封存載體不應(yīng)外借。未經(jīng)批準(zhǔn)任何單位或人員不允許擅自復(fù)制電子文件。?

9.7.2?利用時應(yīng)使用拷貝件。?

9.7.3?利用時應(yīng)遵守保密規(guī)定。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時，應(yīng)遵守國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，有穩(wěn)妥的安全保密措施。?

9.7.4?利用者對歸檔電子文件的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。?