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1、主題內(nèi)容與適用范圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了全宗單的內(nèi)容構(gòu)成、格式及欄目填寫方法。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)各類檔案館。檔案室可參照?qǐng)?zhí)行。

2、引用標(biāo)準(zhǔn)

GB?2808?全數(shù)字式日期表示法

?3、術(shù)語(yǔ)

全宗?archives?fond

一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體，是檔案館的第一層分類和管理單位。

4、全宗單內(nèi)容構(gòu)成

?

4.?1?全宗單是以表格的形式反映全宗基本情況，全宗內(nèi)檔案成分與數(shù)量的統(tǒng)計(jì)文件。

4.?2?全宗單的內(nèi)容由全宗情況介紹和檔案成分與數(shù)量統(tǒng)計(jì)兩部分構(gòu)成。

5、全宗單格式

全宗單設(shè)封頁(yè)和正頁(yè)。

5.1?全宗單封頁(yè)格式

5.1.1?封頁(yè)用紙幅面尺寸規(guī)格為?A4?型?297mm?×?210mm?(?長(zhǎng)×寬?)?或?16?開(kāi)型?260mmXl?84mm?(?長(zhǎng)×寬?)?(?見(jiàn)圖?1)?。

5.1.2?全宗單封頁(yè)項(xiàng)目

a?．名稱：全宗單。

b.?全宗號(hào)：館編數(shù)字序號(hào)或代字加數(shù)字序號(hào)。

c?．編制單位：編制全宗單的檔案館或其他檔案收藏單位名稱。

5.1.3?全宗單封頁(yè)項(xiàng)目位置見(jiàn)圖?1?。

5.2?全宗單正頁(yè)格式

5.2.1?正頁(yè)用紙幅面尺寸規(guī)格等同于封面用紙幅面尺寸。

5.2.2?正頁(yè)圖文區(qū)為表格形式，表?1?和表?2?構(gòu)成。

5.2.3?表格?1?圖文區(qū)尺寸規(guī)格為?267mm?×?l?65mm?(?長(zhǎng)×寬?)?或?230mm?×?l?45mm?(?長(zhǎng)×寬?)?。

5.2.4?表格?1?上白邊?(?天頭?)?寬?35mm?+0.5mm?或?29mm?±?0.5mm?。

表格?1?下白邊?(?地角?)?寬?10mm?±?0.5mm?。

表格?1?左白邊?(?訂口?)?寬?20mm?±?0.5mm?。

表格?1?右白邊?(?翻口?)?寬?10mm?±?0.5mm?。

5.2.5?表格?2?圖文區(qū)尺寸規(guī)格為?267mm?×?l?69mm?(?長(zhǎng)×寬?)?或?230mm?×?l?45mm?(?長(zhǎng)×寬?)?。

5.2.6?表格?2?上白邊?(?天頭?)?寬?30mm?±?0.5mm?或?29mm?±?0.5mm?。

表格?2?下白邊?(?地角?)?寬?llmm?±?0.5mm?或?10mm?±?0.5mm?。

表格?2?左白邊?(?訂口?)?寬?20mm?±?0.5mm?。

表格?2?右白邊?(?翻口?)?寬?10mm?±?0.5mm?。

5.2.7?表格內(nèi)各欄目格式與尺寸見(jiàn)表?1?和表?2?。

5.3?本標(biāo)準(zhǔn)推薦使用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)?A4?型紙張，尺寸規(guī)格為?297mm?×?210mm?(?長(zhǎng)×寬?)?。

6、全宗單欄目及其填寫方法

6.1?全宗情況介紹

全宗情況介紹欄目包括：全宗名稱、全宗名稱起止日期、原全宗號(hào)、全宗卡片報(bào)送情況、檢索工具編制種類、縮微及計(jì)算機(jī)應(yīng)用情況、備注。

6.1.1?全宗名稱

a?．全宗名稱應(yīng)填寫全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

b?．全宗名稱?(?所有曾用名稱?)?按時(shí)間順序分別填寫。

c?．中華人民共和國(guó)成立前形成的檔案在全宗名稱的書(shū)寫上、應(yīng)加限定詞。

例：?1?．國(guó)民政府教育部

2?．密云縣政府?(?民國(guó)?)

3?．國(guó)民政府?(?汪偽?)?外交部

4?．禮部?(?清?)

d?．中華人民共和國(guó)成立前的個(gè)人全宗，在人名后用圓括號(hào)注明人物所屬時(shí)代。

例：?1?．端方?(?清?)

2?．馮玉祥?(?民國(guó)?)

蔣中正?(?民國(guó)?)

6.1.2?全宗名稱起止日期

一般采用公元紀(jì)年填寫，必要時(shí)可以使用朝年或其它歷法年號(hào)。使用公元紀(jì)年年號(hào)時(shí)按?GB?2808?的規(guī)定填寫，起止年度之間加“～”。

6.1.3?原全宗號(hào)

填寫進(jìn)館后重新給予編號(hào)的全宗原保存單位保存時(shí)的編號(hào)。

6.1.4?全宗卡片報(bào)送情況

填寫全宗卡片報(bào)送日期及送達(dá)上級(jí)行政機(jī)關(guān)的名稱；全宗情況發(fā)生變化后再次報(bào)送日期及送達(dá)行政機(jī)關(guān)的名稱。

6.1.5?檢索工具編制種類

填寫本全宗有那些類型的檢索工具。

6.1.6?縮微及計(jì)算機(jī)應(yīng)用情況

全宗檔案縮微復(fù)制的數(shù)量及使用計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)、存儲(chǔ)、檢索等管理情況。

6.1.7?備注

需要對(duì)本全宗說(shuō)明的其它事項(xiàng)。

6.2?檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)

檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)欄目包括：登記日期、接收或移交單位名稱、檔案類別、保管期限、收進(jìn)檔案數(shù)量、移出檔案數(shù)量、現(xiàn)有檔案數(shù)量。

6.2.1?登記日期

收進(jìn)或移出?(?移交或鑒定后銷毀?)?檔案的時(shí)間。填寫方法參見(jiàn)?6.1.2?。

6.2.2?接收或移交單位名稱

接收或移交單位名稱應(yīng)填寫全稱或規(guī)范化通用簡(jiǎn)稱，禁用曾用名稱。

6.2.3?檔案類別

按檔案的不同門類、不同載體順序填寫。

6.2.4?保管期限

按國(guó)家有關(guān)規(guī)定劃分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。

6.2.5?收進(jìn)檔案數(shù)量

按檔案類別分別填寫收進(jìn)已編目檔案和未編目檔案的數(shù)量。填寫內(nèi)容包括：文書(shū)檔案的案卷卷數(shù)和上架排列長(zhǎng)度?(?米?)?、科技檔案的卷數(shù)和底圖的張數(shù)、聲像檔案?(?影片檔案?)?的盒?(?盤?)?數(shù)和照片檔案?(?底片?)?的張

數(shù)及其它專業(yè)檔案?(?城建檔案、會(huì)計(jì)檔案、地名檔案、人口普查檔案、藝術(shù)檔案等?)?和各種資料的卷?(?冊(cè)、盒?)?數(shù)。

6.2.6?移出檔案數(shù)量

按檔案類別分別填寫移出?(?移交或鑒定后銷毀?)?已編目檔案和未編目檔案的數(shù)量。填寫內(nèi)容參見(jiàn)?6.2.5?。

6.2.7?現(xiàn)有檔案數(shù)量

按檔案類別分別填寫收入數(shù)減去移出數(shù)后結(jié)存的已編目檔案和未編目檔案數(shù)量，填寫內(nèi)容參見(jiàn)?6.2.5?。